Gestione delle segnalazioni - whistleblowing

Non utilizzare questa pagina per reclami, comunicazioni, suggerimenti sui servizi al pubblico di natura commerciale. Consulta le pagine delle Società del Gruppo FS dedicate ad assistenza e reclami (ad es. reclami per ticketing e disservizi, assistenza ai soci CartaFreccia, servizi in stazione, circolazione e linee ferroviarie). 

Fercredit SpA adotta un processo di ricezione, analisi e trattamento  sia delle Segnalazioni Whistleblowing (esclusivamente con identità) in attuazione del D.lgs. n. 24/2023, sia delle Segnalazioni c.d. Ordinarie (con identità o anche anonime riguardanti violazioni del Codice Etico o violazioni rilevanti ai fini del D.lgs. n. 24/2023 presentate in forma anonima), riguardanti le Società del Gruppo FS (di seguito "Società") e inviate da Persone del Gruppo  FS o da Terzi.

Il processo di gestione delle Segnalazioni Whistleblowing recepisce la normativa introdotta dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (c.d. "Decreto Whistleblowing").

Tale processo è, inoltre, elemento del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. n. 231/2001 delle Società.

Per l’invio e la gestione delle Segnalazioni Fercredit SpA implementa una piattaforma informatica dedicata, che costituisce canale preferenziale per l’invio delle Segnalazioni.

Se vuoi fare una Segnalazione a Fercredit SpA accedi alla piattaforma oppure chiama il numero di telefono +39 0682950719 con sistema automatico di risposta dedicato alle sole Segnalazioni con identità..

Possono effettuare una segnalazione:

• i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso Fercredit SpA;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi; i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso Fercredit SpA; gli azionisti e le persone di Fercredit SpA con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Se i suddetti soggetti effettuano una Segnalazione senza fornire la propria identità, la stessa sarà trattata, in ogni caso, come Segnalazione Ordinaria. 

Fercredit SpA auspica che nelle Segnalazioni, per rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed effettive le conseguenti misure, sia esplicitata l'identità del Segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente.

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente e che consistono in:

• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, violazioni del Modello 231 e delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o della Policy Anti-Corruption e/o del Modello di Gestione Anti-Corruption e/o delle normative interne aziendali rilevanti per i due sistemi;
• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
• atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione Europea.
• violazioni del Codice Etico del Gruppo FS.

Le Segnalazioni devono riguardare fatti che il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere veritieri al momento della Segnalazione.

Le segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.

Non costituiscono Segnalazioni le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della Persona Segnalante, o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate; le comunicazioni o reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico. Tali comunicazioni non costituiscono una Segnalazione ai sensi della Procedura e devono essere indirizzate alle competenti funzioni aziendali (ad es. risorse umane; Società competenti; ecc.).

LLe segnalazioni possono essere inviate tramite: i) piattaforma informatica accessibile dal sito internet di Fercredit SpA e dalla intranet aziendale; ii) posta ordinaria all’indirizzo della Società - Presidio Segnalazioni presso la struttura Audit; iii) linea telefonica con sistema automatico di risposta (Interactive Voice Response) e contraffazione della voce, integrato con la piattaforma informatica riservata alle Segnalazioni Whistleblowing; iv) verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata dal Segnalante in apposita audizione dal medesimo richiesta.

La piattaforma informatica costituisce lo strumento preferenziale per l'invio e la gestione delle Segnalazioni, in quanto maggiormente idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell'identità del Segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni.

Tramite la piattaforma è possibile:

• inviare una Segnalazione;
• aggiornare una Segnalazione già inviata anche allegando documentazione di supporto;
• consultare lo stato di una Segnalazione inviata;
• fornire e ricevere comunicazioni riservate tramite chat asincrona con la struttura che gestisce il canale.

La piattaforma consente di:

• separare i dati identificativi del Segnalante dal contenuto della Segnalazione, prevedendo l'adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la Segnalazione possa essere processata in modalità anonima;
• mantenere riservato il contenuto della Segnalazione durante l'intera fase di gestione della stessa, consentendo l'accesso ai soli soggetti autorizzati;
• adottare protocolli sicuri per il trasporto dei dati in rete nonché l'utilizzo di strumenti di crittografia per il contenuto della Segnalazione e dell'eventuale documentazione allegata;
• interagire con il Segnalante.

Il D.lgs. n. 24/2023 prevede la possibilità di effettuare Segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e divulgazioni pubbliche di violazioni nei casi espressamente previsti dalla norma. La possibilità di effettuare Segnalazioni esterne all’ANAC è consentita solo nei casi di seguito riportati:

• ove non sia attivo il canale di segnalazione interno ovvero se il medesimo non risulti conforme alle prescrizioni di legge;

• nei casi in cui il Segnalante abbia già effettuato una Segnalazione interna alla quale non è stato dato seguito;

• nei casi in cui il Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;

• nei casi in cui il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Per perseguire le finalità di tutela contro le ritorsioni in attuazione di quanto previsto dal D.lgs. n. 24/2023 (Segnalazioni Whistleblowing) e dal Codice Etico (Segnalazioni Ordinarie) Fercredit SpA, oltre a garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante, vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di ritorsione, attuata tramite provvedimenti e comportamenti discriminatori o intimidatori adottati o minacciati nei confronti del Segnalante in conseguenza della Segnalazione, inclusi quelli in forma omissiva o tentata.

Per le Segnalazioni Whistleblowing Fercredit SpA vieta altresì quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato al Gruppo FS.

Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del Segnalante anche a distanza di tempo dalla Segnalazione, per i dipendenti di Fercredit SpA viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del Segnalante per un periodo di due anni dalla data della Segnalazione.

I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle Segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della Segnalazione ricevuta e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Al Segnalante viene rilasciato avviso di ricevimento della Segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione.

Inoltre, in attuazione delle disposizioni di cui al D.lgs. n. 24/2023 e limitatamente alle Segnalazioni Whistleblowing, sono forniti alla Persona Segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della Segnalazione, il riscontro in merito al seguito dato o che si intende dare alla Segnalazione e all’esito finale a conclusione della gestione della Segnalazione.

La Persona Coinvolta viene informata del contenuto della Segnalazione, valutatane la necessità adeguatamente motivata e tracciata, nei casi in cui venga disposta: i) la sua audizione; ii) un’attività che richieda la sua partecipazione o il suo contributo, ad eccezione del riferimento all'identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla Persona Coinvolta, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.

Quando la Persona Coinvolta è informata del contenuto della Segnalazione, la stessa è altresì informata dell’esito dell’istruttoria..

Le Segnalazioni sono indirizzate al Comitato Etico e/o all'Organismo di Vigilanza della Società. Quest’ultimo è competente a trattare le sole Segnalazioni rilevanti ai fini del D.lgs. n. 231/2001 e comunque relative a violazione o tentata elusione del Modello 231 societario e/o delle procedure che ne costituiscono attuazione.

Per la gestione delle Segnalazioni di rispettiva competenza il Comitato Etico e l’Organismo di Vigilanza si avvalgono del Presidio Segnalazioni, la quale è la funzione tecnica incaricata della gestione autonoma e indipendente dei canali di segnalazione, delle verifiche preliminari e delle istruttorie richieste dai due organi.

Per lo svolgimento delle istruttorie il Presidio Segnalazioni può avvalersi autonomamente delle competenti strutture specialistiche della Società in possesso degli strumenti conoscitivi, valutativi e di contesto idonei a riscontrare in concreto la fondatezza o meno dei fatti segnalati, nonché di un outsourcer.

Nell'ambito del processo di gestione delle Segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016, D.lgs. 196/2003 e s.m.i.).

Hai una segnalazione che vorresti inviare a Fercredit SpA? Ecco per te una guida sintetica con le istruzioni per effettuare una segnalazione e l’elenco dei canali di segnalazione.

Se sei un dipendente del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane, consulta anche l’apposita procedura disponibile nella Intranet aziendale.